Meetings Matter

Kauffeld, S. & Lehmann-Willenbrock, N. (2012). Meetings Matter: Effects of Team Meetings on Team and Organizational Success. Small Group Research. 43,  2, 130-158.

Verslaggever Willem de Haas

Negentig video-geregistreerde vergaderingen van verschillende teams zijn door twee Duitse sociaal psychologen geanalyseerd op de onderlinge interactie tussen de deelnemers. Dit waren teams van organisaties uit de industrie.  Deelnemers waren mannen.
Ze hebben de verschillende interacties die ze observeerden onderverdeeld in vier categorieen:

• procedurele interacties (positief bijv.agenda bewaken, negatief bijv. verzanden in details),
• probleem-gerichte interacties (bijv. de tijd nemen om problemen te identificeren)
• socio-emotionele interacties (positief bijv. actief luisteren en steunen, negatief bijv. Klagen)
• actie-georienteerd interacties (pos is bijv. verantwoordelijkheid nemen, akkoord over taak die uitgevoerd moet worden en tegenwerkend is bijv. te vroeg afkappen van een onderwerp).

De onderzoekers rapporteren correlaties tussen enerzijds hoe vaak deze interacties voor-kwamen in een uur tijd van een vergadering en anderzijds drie uitkomstmaten: tevredenheid van deelnemers, team productiviteit en succes van de organisatie (in termen van omzet, productiviteit, etc). Ze maken helaas geen gebruik van andere data-analytische methoden. De belangrijkste resultaten gaan dus over correlaties, niet over oorzakelijke verbanden:

• De sterkste positieve correlaties worden gevonden voor probleemgerichte interacties en de drie uitkomstmaten. Vooral voor interacties tussen deelnemers die gaan over oorzaken en gevolgen van een probleem, stil staan bij wat nodig is voor een oplossing, oplossingen identificeren en voor- en nadelen van de oplossingen bespreken.
• De sterkste negatieve correlatie is tussen negatieve procedurele interactie en tevredenheid over de vergadering, productiviteit en succes van de organisatie (verzanden in details of blijven hangen bij irrelevante voorbeelden).

Interessant is dat zowel positieve (bijv. stille deelnemers aanmoedigen, gevoelens bespreken, waardering uitspreken) als negatieve relationele interacties (onderling fluisteren, commentaar van anderen neer-halen) negatief correleren met tevredenheid over de vergadering. En tegen de verwachting in zijn er geen significante correlaties gevonden tussen deze relationele interacties en teamproductiviteit of succes van de organisatie.

Wat betekent dit voor de nvgp?

Deze resultaten kunnen we gebruiken om na te denken over onze eigen teamvergaderingen; geef ik als voorzitter genoeg aandacht aan het exploreren van problemen en oplossingen? En in hoeverre draag ik als deelnemer bij aan probleem- en oplossingsgerichte interacties?
Er blijven wel vragen over: er zijn binnen een team altijd groepsprocessen. Waar blijven die?  Klagen kan toch ook functioneel zijn? En het geringe belang van positieve relationele interactie (steunen, gevoelens uitspreken) blijft merkwaardig. En tot slot: in hoeverre zijn deze resultaten te generaliseren van de blue-collar industrie naar organisaties in de zorg?